Officemanager - HR - PA (Son en Breugel)

Omschrijving van de rol:

Als officemanager ben je een onmisbare schakel voor ons team tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering. Je ondersteunt de directie en overige collega’s in de breedste zin van het woord. Van agendabeheer voor de directie en het voorbereiden en voorzitten van vergaderingen voor onze veiligheidscertificeringen waaronder VCA en de Safety Culture Ladder tot het verzorgen van notulen en bijbehorende deeltaken, jij bent de facilitator die zorgt dat alles op rolletjes verloopt.

Verder is het is jouw missie om de huidige bedrijfsprocessen te optimaliseren en verder uit te bouwen. Je weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden en zaken kort en bondig samen te vatten zonder afbreuk te doen aan de inhoud. Je bent een organisatie talent en weet de juiste prioriteiten te stellen en focus te houden.

Naast je andere taken, ben je verantwoordelijk voor diverse administratieve en HR-gerelateerde werkzaamheden, waaronder vanuit de rol van meewerkend voorman het aansturen van de financiële- en projectadministratie. Je bent de HR adviseur voor de Directie betreffende de huidige HR wetgeving, verzorgt de salarisadministratie en meld het personeel aan voor toegang tot de verschillende werklocaties.

Daarnaast ben je actief betrokken bij commerciële werkzaamheden, zoals werken in het CRM pakket en assisteren bij het opstellen en uitwerken van offertes. Tevens ben je kennisdrager van ons interne ERP pakket.

Als bewaker van onze cultuur zorg je ervoor dat het kantoor er tiptop uitziet, alle kantoorbenodigdheden aanwezig zijn en onze website en verdere bedrijfsuitingen op social media wekelijks worden bijgehouden.

Kortom een veelzijdige functie binnen een snel groeiende dynamische organisatie.

Wat ga je doen?

• Ondersteuning aan de directie als (PA) personal assistent / directiesecretaresse;
• Sales- en marketing support, opstellen van offertes, registratie van aanvragen en opdrachten, communicatie met klanten en leveranciers;
• Schrijven van stukken voor plaatsing op diverse social media platformen, verrichten van aanpassingen op onze website e.d.;
• Signaleren, vastleggen en opvolgen van disputen in sales, operations en finance;
• Je geeft leiding aan je collega Finance- en Projectadministratie en werkt hands-on mee in het ERP systeem aan projectadministratie en overige administratieve taken;
• Je bent verantwoordelijk voor een efficiënte uitvoering van de debiteuren- en crediteurenadministratie en stuurt bij waar nodig;
• Je bent de beheerder voor onze VCA en SCL certificeringen en zorg samen met de Operations Manager voor een optimale implementatie hiervan;
• Je bent de facilitair beheerder van de locatie en aanspreekpunt voor de verschillende verzekeringen, IT/telefoon, wagenpark en tankpassenbeheer;
• Je verzorgt samen met je collega van de werkvoorbereiding voor inkoop van voorraad artikelen en/of projectmatige materialen;
• Je assisteert je logistieke collega’s met het financieel afwikkelen van een project;
• Vanuit HR oogpunt zorg je dat voordat eigen, inhuur of personeel van onderaannemers worden ingezet alle vereiste certificeringen en diploma’s aantoonbaar up to date zijn;
• Je zorgt voor een juiste uitvoering van HR-processen bij aanname en uit dienst treden en verzorgt het contractbeheer;
• Je verzorgt de coördinatie van de onboarding van nieuwe collega’s;
• Je bent de kennisdrager voor HR beleid en regels over ziekteverzuim en verlof;
• Je handelt de volgende administratieve HR-zaken zelfstandig af, zoals werkgeversverklaringen, controle urenregistratie en voorbereiden verloningsadministratie.

In deze functie is het belangrijk dat je initiatief durft te nemen en gestructureerd kunt werken. Je bent communicatief sterk en werkt altijd nauwkeurig en integer. Je gaat de uitdaging in het creëren van overzicht en optimaliseren van processen graag aan.