Office Assistant (30-35 uur per week)

VINCI Energies Nederland is voor onze vestiging in Veghel per direct op zoek naar een Office Assistant, die ons mee helpt door alles achter de schermen draaiende te houden en onze klanten en collega’s welkom te laten voelen bij ons op kantoor.

In deze functie staat het gastvrij ontvangen van collega’s/gasten en het logistieke beheer van de kantooromgeving centraal. Jij bent de eerste persoon die de collega’s/gasten zien als ze het gebouw binnenkomen en bent dus het visitekaartje van het bedrijf. Tevens regel jij alle benodigde zaken die te maken hebben met het gebruik van het gebouw, waarbij het beheer van de VINCI Energies Academy een belangrijk onderdeel is van je werkzaamheden.

Je voert lichte administratieve taken uit, zo reserveer jij bijvoorbeeld ruimtes en registreer je bezoekers of vraag je de lunch uit aan deelnemers van een training. Het is belangrijk dat je geordend, planmatig en nauwkeurig kunt werken met behulp van Outlook en Teams.

Op deze zakelijke locatie heb je ook te maken met internationale collega’s/gasten dus is het belangrijk dat jij je in goed Nederlands, maar ook in het Engels kunt redden. Op deze locatie zullen dagelijks tussen 10 tot 30 personen werkzaam zijn en als er trainingen zijn kan dit oplopen tot totaal 70 personen.

Je hebt oog voor details, overlegt waar nodig, maar durft ook zelf beslissingen te nemen. Je bent natuurlijk pro-actief en je haalt er plezier uit om mensen te ontzorgen waar nodig.

Wat houdt deze functie zoal in?

• Je zorgt voor opening van het pand en perfect georganiseerde, opgeruimde en ingerichte ruimtes zoals het kantoor, Lunchcafé, Academy, Boardroom en andere vergaderruimtes;
• Je zorgt ervoor dat de gasten/collega’s prettig ontvangen worden en het hen aan niets ontbreekt;
• Je bestelt lunches en serveert deze bij de trainingen/bijeenkomsten;
• Je zorgt voor reserveringen en een opgeruimde uitstraling van alle ruimtes in het pand;
• Je zorgt voor de post en pakketten (ontvangen/ophalen/wegbrengen);
• Je houdt de voorraden op orde van de (non-)food, kantoorartikelen, documentatie etc.;

Je zorgt voor/organiseert de facilitaire zaken zoals:

• Gebouwonderhoud/tuinonderhoud/schoonmaak/koffiemachines/onderhoud apparatuur;
• Bijgevuld houden van de printers;
• Opgeruimd/netjes houden van het hele pand binnen en buiten.
    

Ben jij degene die toe is aan een uitdaging en spreekt onze organisatie je aan? Dan zijn wij zeer benieuwd naar jou en nodigen wij je van harte uit om een korte motivatiebrief en je CV te sturen voor 17 oktober 2021 naar Liesbeth Herwig: liesbeth.Herwig@vinci-energies.com

Kom jij ons team versterken?!