Officemanager (vrijwilligersfunctie)

Fabriek Magnifique zoekt een
Officemanager (Hoofd secretariaat)
Wil jij – op goeddeels vrijwillige basis - de secretariële spin in het web van onze (netwerk-)organisatie zijn?
Heb jij oog voor kwaliteit? Ben je sterk in de omgang met relaties, informatievoorziening en communicatie?
Ben jij door dik en dun hulp voor de directie en steun en toeverlaat voor een grote groep, meest vrijwillige medewerkers?
Wil jij vanuit het hart van de organisatie meehelpen om een prachtig festival te realiseren?
Wil jij dat – behoudens omstandigheden - in principe ook duurzaam doen?
Fabriek Magnifique: Is een cultureel ART&FOOD festival in Meierijstad / Veghel. Met zo’n 75.000 bezoekers is het inmiddels uitgegroeid tot één van de grotere festivals in Brabant. De organisatie bestaat continu uit 10 tot 20 (merendeels vrijwillige) medewerkers, maar groeit naarmate het festival nadert door tot zo’n 80 medewerkers. Het kantoor van Fabriek Magnifique is gevestigd in het cultuurcluster aan de Noordkade te Veghel.
Je takenpakket is naast het aansturen van het secretariaat ook gericht op verantwoordelijkheid voor het toezicht op de dagelijkse gang van zaken op het kantoor.
Je werkzaamheden bestaan uit:
* Het fungeren als eerste aanspreekpunt, zowel intern als extern, en toezien op de kwaliteit van de informatievoorziening en communicatie
* Behandeling inkomende en uitgaande e-mails, organiseren van bijeenkomsten / vergaderingen
* Het inrichten en onderhouden van de communicatie- en mailsystemen
* Archivering
* Agendabeheer directie, telefoonverkeer, correspondentie, notuleren
* Aansturen en begeleiden 1 tot 2 medewerkers, operationele aansturing stagiaires
De functie neemt in de pré fase (in het jaar voorafgaande aan het festival (dat 1 x per 2 jaar in het even jaar plaatsvindt) gemiddeld 3 a 4 dagdelen per week in beslag. In de maanden voorafgaand aan het festival nemen de werkzaamheden sterk toe, tot wel 4 dagen per week.
Regelmatig is inzet in de avonduren wenselijk, soms noodzakelijk.
De aanstelling geldt in principe tot opzegging van enige zijde.

Wat bieden we je?
Een uitdagende en echt leuke sleutelfunctie in de organisatie van Fabriek Magnifique. Jouw bijdrage zet het festival mee op de kaart. Het is een veelzijdige functie met contacten met externe relaties en het grote netwerk van het festival, waardoor de functie ook kan fungeren als een persoonlijke springplank voor je verdere loopbaan.

Wil je meer weten over Fabriek Magnifique? Surf dan eens naar de website www.fabriekmagnifique.nl.