Trainings Assistant VINCI Energies Academy.nl (28-32 uur)

In deze functie staat het beheer van de VINCI Energies Academy.nl en het logistieke proces rondom planning, communicatie en uitvoering van trainingen centraal. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, cursisten, sponsoren en trainers en bent daarmee het visitekaartje van de VINCI Energies Academy.nl.  

Je voert administratieve taken uit, plant trainingen, nodigt deelnemers uit en zorgt o.a. voor de beschikbare ruimtes, trainers, sponsoren, materialen en soms verblijf. Het is belangrijk dat je geordend en nauwkeurig kunt werken. 
 
Daarnaast zul je zorgdragen voor zichtbaarheid en communicatie naar belangrijke stakeholders binnen VINCI Energies door ze gestructureerd te infomeren over o.a. de planning en alle mogelijke vragen omtrent het Academy aanbod en het gebruik van de Academy portal. Je draagt inhoudelijk bij aan de nieuwsbrief die wij als Academy naar al onze stakeholders versturen. 
 
Je regelt samen met je collega’s alle benodigde zaken die te maken hebben met het gebruik van de Academy website. Je zorgt voor een inhoudelijk up-to-date platform van onze trainingen, maar ook voor het uitvoeren van technische verbeteringen van ons trainingsplatform. Dit doe je samen en in overleg met de andere training assistants. Daarnaast heb je een ondersteunende rol in ons internationale Academy netwerk waar we graag leren van elkaar, met elkaar. Jouw bijdrage hierin is van belang.  

Je bent iemand met oog voor detail, overlegt waar nodig, maar durft ook zelf beslissingen te nemen. Je bent natuurlijk proactief en je haalt er plezier uit om mensen te ontzorgen waar nodig, waarbij de missie van de VEA.nl altijd je eerste prioriteit blijft. Verder ben je ondersteunend aan de Operational Manager van de VEA.nl en ondersteun je bij het bieden van schaalbare oplossingen en databeheer voor de Academy. 
 
In jouw rol heb je ook te maken met Internationale collega’s/ gasten. Hierdoor is het belangrijk dat jij je in goed Nederlands maar ook in het Engels verstaanbaar kunt maken.  

De specifieke opdracht die er ligt voor de nieuwe Trainings Assistant betreft de volgende aandachtspunten: 

• Coördineren en organiseren van (online) trainingen, webinars en de VINCI Energies Netherlands introductiedagen, inclusief goede en vastgelegde afspraken met partners, leveranciers en trainers. 
• Locatiebeheer trainingen, afspraken locaties en uitbreiding van mogelijkheden buiten Veghel.
• Verantwoordelijk voor planning trainingsprogramma’s in afstemming met HR waarbij - waar mogelijk -rekening wordt gehouden met de business cyclus.
• Bewaken van aan- en afmeld proces in samenwerking met HR.
• Je weet dat het onderhouden van contacten met stakeholders belangrijk is en doet dit op regelmatige basis waarbij telefonisch/ teams contact de voorkeur geniet. Onder stakeholders verstaan wij HR-business partners, cursisten, sponsoren en trainers, met als doel dat het trainingsaanbod naar verwachting uitgevoerd kan worden en dat alle betrokkenen gedurende het gehele proces goed op de hoogte zijn en blijven. 
• Communicatie is key en als training assistant ben je regelmatig in contact met onze stakeholders en collega’s. Blijf hierbij altijd focus houden voor de missie en visie van de VEA.nl 
• Het is van belang om het lokale Learning Network verder uit te bouwen. Het doel is om met de lokale Business Institutes, die zich met name op de vaktechnische ontwikkeling richten, een samenwerking te realiseren, waarbij zij door het Academy team ondersteund kunnen worden. Jouw rol zal zich richten op het vergaren van informatie en het bespreekbaar maken van uitdagingen met de Operational Manager.